مکاتبات تجاری در زبان انگلیسی

مقدمه مکاتبات تجاری

    مکاتبات تجاری در زبان انگلیسی در این عصر پرکاربرد تر از انواع دیگر ارتباطات هستند. امروزه به دلیل اهمیت سهولت و سرعت انتقال اطلاعات، بسیاری از مکاتبات کاغذی بجز در موارد خاص که نیاز به مهر شرکت یا سازمان نیز هست، جای خود را به ایمیل ها داده اند. با این حال، مکاتبات تجاری اکترونیکی نیز قواعد خود را دارد و استفاده درست از آنها مستلزم آشنایی با فرهنگ ارتباط الکترونیکی است، چرا که سهل انگاری در رعایت برخی موارد ممکن است موجب سوتفاهم و درشرایطی حتی منجر به قطع ارتباط کاری گردد. برای رسیدن به ساختار مناسب، مراحل زیر را دنبال کنید:

 

آشنایی با ساختار ایمیل تجاری

در ابتدا با عبارت ‘For the attention of’ به ساختار نامه شکل دهید. از آنجا که سمت شناخته شده است، کلمه ‘the’ را به این عبارت اضافه نموده سپس سمت شخص را اضافه نمایید.	1
در خط بعدی، فرد مورد نظر را خطاب قرار دهید. در صورتیکه مخاطب شما خانم است از کلمه ‘Madam’ و اگر آقا از کلمه ‘Sir’ استفاده نمایید. اگر نمیدانید که مخاطب شما خانم و یا آقا است، از ترکیب هر دو که در زیر عنوان شده است استفاده نمایید.	2
جای بدنه نامه را برای تکمیل در مرحله بعد خالی گذاشته، به خط بعد بروید.	3
برای اتمام ایمیل باید به نحوه شروع آن توجه نمایید. از آنجا که شروع مکاتبه جنبه رسمی دارد، عبارت پایانی نیز میبایست رسمی باشد. از عبارت ‘Yours Sincerely,’ برای پایان دادن به مکاتبه خود استفاده نمایید.	4
برای تکمیل ساختار نامه نام و نام خانوادگی خود را وارد نمایید. از آنجا که نحوه نوشتن نام های ایرانی با حروف الفبای انگلیسی متنوع است، به منظور جلوگیری از سردرگمی خواننده مکاتبات خود و یکپارچه بودن مکاتباتتان از پاسپورت خود کمک بگیرید و همیشه از همان شکل نوشتار استفاده نمایید.	5
در انتها سمت خود را وارد نمایید.	6

 

    صرف نظر از اینکه هدف شما از مکاتبات تجاری معرفی خود یا درخواست اطلاعات و سفارش خرید است، میبایست در ابتدای نامه یا ایمیل خود فرد مورد نظر را مخاطب قرار دهید و در انتها با توجه به نحوه شروع، به مکاتبه خود پایان دهید. بدین منظور، با توجه به میزان اطلاعات در دست میتوانید یکی از موارد زیر را برای شروع و پایان نامه خود در نظر بگیرید:

 

ارسال ایمیل بدون اطلاع از نام فرد مورد نظر

• ارسال ایمیل به فردی با سمت مشخص در سازمان، بدون اطلاع از نام وی و یا ارسال ایمیل تبلیغات به بیش از چند شرکت یا سازمان

    اگر نام فرد مورد نظر را نمیدانید اما سمت وی را در سازمان میدانید،از این ساختار استفاده نمایید. همچنین در صورتیکه تصمیم به ارسال یک ایمیل با محتوای مشترک به اعضای چند سازمان دارید، بهتر است برای سرعت در انجام کار از ارسال تک به تک ایمیلها خود داری کرده، به سمت مشترک افراد در سازمانهای هدف اکتفا نمایید.

 

نمونه ساختار ایمیل

For the attention of the (*job Title),	قابل توجه (سمت)
Dear Sir/Madam,	خانم/آقای محترم
Body	بدنه نامه یا ایمیل
Yours sincerely,	با احترام
(**Full Name)	نام و نام خانوادگی
(***Job Title)	سمت

 

*Job Title = سمت شخص مورد نظر

**Full Name = نام و نام خانوادگی نویسنده ایمیل

***Job Title = سمت نویسنده ایمیل

 

 

 

ارسال ایمیل به فرد مشخص

• نام مخاطب ایمیل را میدانید اما این اولین مکاتبه شما با ایشان است

    در صورتیکه برای اولین بار به شخصی ایمیل ارسال میکنید، از ساختار رسمی استفاده نمایید. تنها تفاوت این ساختار با ساختار بالا در شروع مکاتبه است. نامه خود را با مخاطب قراردادن وی از طریق نام خانوادگی ایشان آغاز نمایید. ابتدا کلمه  ، سپس عنوان فرد، و در انتها نام خانوادگی وی را اضافه نمایید.

 

    نکته: در زبان انگلیسی از کلمه ‘Ms.’ برای خطاب قرار دادن خانم متاهل یا مجرد استفاده میشود، در حالی که عنوان ‘Mrs.’ تنها برای خانم های متاهل مورد استفاده قرار میگیرد. توصیه میشود به استثنای مواردی که مطمئن هستید، بطور کلی از عنوان ‘Ms.’ برای خطاب قرار دادن خانم ها استفاده نمایید. عنوان ‘Mr.’  برای مخاطب آقا و ‘Dr.’ برای  دکتر خانم یا آقا و ‘Professor’ برای پروفسور خانم و یا آقا مورد استفاده قرار گیرد. مابقی ساختار مانند مورد اول تکرار شود.

 

نمونه ساختار ایمیل

Dear Mr./Ms./Mrs./Dr./Professor (Last Name),	جناب آقای/سرکار خانم …..
Body	بدنه نامه یا ایمیل
Yours sincerely,	با احترام
(Full Name)	نام و نام خانوادگی
(Job Title)	سمت

   

    If you are signing the email or letter on behalf of another person, simply add ‘p.p.’ before their name and then add your signature. (p.p. = per pro)

    در صورتیکه نامه از طرف امضا میشود، میبایست ‘p.p.’ قبل از نام فرد اضافه گردد.

    نکته: حروف ذکر شده باید حروف کوچک باشند.

Remember that in emails you use your own email, so there are two options:

You don’t need to add ‘p.p.’

 

• قبلا با فرد مورد نظر مکاتبه داشته اید و در پاسخ ایمیل شما، آن شخص از نام کوچک شما استفاده کرده است یا با مخاطب ایمیل خود آشنایی قبلی و ارتباطی صمیمانه دارید.

    در صورتی که مخاطب شما در پاسخ به ایمیل یا ایمیلهای پیشین شما از نام شما استفاده کرده است، این بدین معناست که سعی در برقراری ارتباط صمیمانه وجود دارد. البته به یاد داشته باشید که نباید این را به معنای دوستی یا رفاقت در نظر گرفت، بلکه این نوعی از ادای احترام است. بنابراین تنها ساختار نامه شکلی ساده تر و صمیمیتر به خود میگیرد، اما در متن نامه باید با توجه به نحوه پاسخگویی مخاطب و تا حد ممکن رسمیت مکاتبات را حفظ نمود. البته افرادی که آشنایی قبلی دارند و در عین حال ارتباط کاری نیز بین آنها وجود دارد از این قاعده مستثنی هستند.

    در این موارد، برای شروع از نام کوچک مخاطب ایمیل استفاده نمایید. برای اتمام نامه از موارد متعددی میتوان بهره برد؛ این عبارتها در ساختار زیر آورده شده اند. در این حالت دیگر نیازی به استفاده از سمت نیست.

 

نمونه ساختار ایمیل

Dear (Firs Name),	…… عزیز
Body	بدنه نامه یا ایمیل
Kind regards/ best regards/ regards/ best/ yours,	قربانت/با احترام
(First name)	نام